Gi bedre kundeservice med det rette verktøyet

SuperOffice Customer Service hjelper til med å besvare alle typer kundehenvendelser 24 timer i døgnet, 365 dager i året, uansett om henvendelsen kommer via telefon, e-post, web-skjema eller faks. Det er viktig at alle henvendelser blir håndtert og at de ikke blir liggende i private e-postbokser. Løsningen lar dere sette opp eskalering og optimal arbeidsflyt.

 

Sakshåndtering

Alle kundehenvendelser blir registrert som en sak og tildelt et unikt sporingsnummer. Saken knyttes automatisk til kontaktkortet i CRM-basen slik at all informasjon er tilgjengelig når saken behandles.
Saker kan automatisk eller manuelt rutes til rett person på avdelingen, uten at du på noe tidspunkt mister kontrollen på dem. Når saken er ferdig behandlet og løst, vil denne lagres som en del av kundens historikk. Det betyr at alle har tilgang til å finne nettopp denne saken ved behov (for eksempel dersom kunden ringer).

Kommunikasjonskanaler

Det spiller ingen rolle om kundene dine tar kotakt via e-post, telefon, sms, kontaktskjema på en webside eller bedriftens Facebook-side. Uavhengig av kommunikasjonskanal, vil det alltid opprettes en sak i Customer Service med et eget unikt sporingsnummer som sendes til kunden for fremtidig referanse.

Saksbehandlerne kan også velge blandt disse kanalene når de besvarer en henvendelse. Uansett hvordan du velger å kommunisere vil det bli registrert i kundens historikk.

Komplett 360° oversikt over dine kunder

Hver gang du håndterer saker i Customer Service, blir de en del av den totale historikk på kunden i ditt CRM system. Denne historikken vil derfor også være synlig fra SuperOffice Sales & Marketing.
En selger kan lett sjekke om det ligger uløste supportsaker, samt status på disse, før han eller hun går i et kundemøte. Supportmedarbeidere kan få varsel dersom de mottar en henvendelse fra en kunde som er i aktive forhandliger med en selger, eller som nettopp har lagt inn en stor bestilling. Ved å dele all informasjon om en kunde mellom de ulike avdelingene i organisasjonen er man bedre rustet til å kunne behandle hver kunde profesjonelt.

FAQ og kunnskapsbase

FAQ (Frequently Asked Questions) er en egen database med aktuelle spørsmål som tidligere er blitt besvart, samt tips som bedriften ønsker å publisere. FAQ inneholder en søkemotor som hjelper til med å finne relatert informasjon basert på nøkkelord eller kategori. En kunde kan enkelt hjelpe seg selv i det internettbaserte kundesenteret uten i det hele tatt å være i kontakt med ditt firma. Forslag til relevant FAQ kan også inkluderes i det automatiske svaret kunden får ved en henvendelse.

Selvbetjent kundesenter

Mange kunder foretrekker selvbetjening. Med SuperOffice Customer Center gir du kundene mulighet til å administrere sine egne saker og holde seg oppdatert på siste informasjon. De kan logge inn og sjekke status på sine egne saker samt få tilgang til kunnskapsbasen med ofte stilte spørsmål.

Svarmaler

 Som saksbehandler er sjansen stor for at du ofte behandler saker som ligner hverandre. SuperOffice Customer Service inneholder funksjonalitet som kan hjelpe deg å strømlinjeforme disse sakene for en mer effektiv behandling. Benytt ferdigskrevne svarmaler når du svarer kundene og spar tid.

Rapporter og beslutningsgrunnlag

Det å benytte SuperOffice Customer Service til å håndtere dine kunders henvendelser handler ikke bare om om å løse deres problemer, men også om å være rustet til å optimere din egen bedrift. Din saksbase er rene gullgruven når det gjelder rapportering og statistikker. Ved å analysere hvilke utfordringer dine kunder har, hvor mye tid og ressurser du bruker ved å hjelpe dem og hvordan dette utvikler seg over tid, kan du fastslå nøyaktig hvilke produkter, tjenester eller prosesser du bør forbedre. Fortsett overvåking for å måle effekten av endringene.

Tilpasning

Standard SuperOffice Customer Service dekker de fleste av dine behov for håndtering av kundehenvendelser. Vi vet imidlertid at det noen ganger kan være nødvendig med tilpasninger av løsningen for å virkelig utnytte hele potensialet. Innebygd i løsningen er det en plattform for utvidelse. Her kan du lage dine egne brukergrensesnitt, legge til ekstra databasefelt og tabeller og programmere script.

Velg kjøp eller leie

SuperOffice Customer Service leveres som en serverbasert løsning med to ulike betalingsalternativ. Du kan velge å leie eller kjøpe programvaren.

 

Videodemo: Se kort video presentasjon av løsningen! sovideo